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        公路工程项目管理数字化档案建设

        关键词:公路工程;项目管理;数字化档案

        1数字化档案建设简述

        通过对各类信息进行数字化处理并做好加工与管理工作,可确保各类知识资源能够得到充分利用并能实现随用随取。数字化信息档案能够将所有信息资源进行有效整合,所以可将数字化信息管理系统视为一个信息仓库。同时,数字化档案管理系统具有较强的全文检索功能与立卷归档功能,能够对大量的数据信息资源进行整理、收集与检索。

        2公路工程项目管理数字化档案建设存在的问题

        2.1缺乏重视

        相较于传统档案管理模式以及查阅方式,公路工程项目管理档案的数字化不仅能够提升查阅效率,而且在对档案原文进行查阅时也只需花费少量时间,与此同时能够最大程度保证原档案的完整性。但是在某些地区的公路工程项目管理中,管理者及工作人员对数字化档案建设的重视有待加强。如果管理者缺乏重视,会导致公路工程项目管理数字化档案建设工作进展迟缓。如果相关工作人员因此而缺乏责任心,那么各项档案管理工作将无法顺利展开,可能会导致档案工作堆积如山,数字化档案建设工作更是受到忽视。

        2.2安全问题较多

        在部分公路工程项目管理数字化档案建设过程中,安全问题较为显著,具体体现在以下方面:(1)部分数字化档案建设工作需要移动硬盘、光盘等作为辅助,可能出现信息安全问题;(2)公路工程项目管理通常有着较长的发展历史,所以涉及到的纸质档案较多,在实际搬运过程中容易出现档案丢失问题;(3)没有给出相应的网络安全措施。

        3公路工程项目管理数字化档案建设优化措施

        3.1加强重视程度

        公路工程项目管理数字化档案建设工作想要顺利展开,在企业内部需要加深对数字化档案建设工作的认识。数字化档案建设工作与企业内各项工作之间有着密切联系,所以需要企业领导的重视与支持、资金保障及企业内各工作人员的积极参与。企业领导首先需要意识到数字化档案建设的重要作用,加强对其的重视,这样数字化档案建设工作才能够有充足的经费。与此同时,领导的重视可以将数字化档案建设工作纳入到企业日常管理工作中,保证企业档案管理工作更好得发展。例如,在数字化档案建设初期,工作量较大并且时间较为紧迫。所以,在进行数据加工时可聘请临时工作人员,协助完成各项加工工作等。在数字化档案建设过程中如果出现问题,管理部门需要及时出面进行解决。

        3.2强化安全管理工作

        公路工程项目管理数字化档案建设工作的有序进行,需要以强有力的安全管理工作为保障,具体可从以下几点展开:(1)需要加大资金投入力度,购买光盘设备以及移动硬盘设备等,使档案安全得到保障;(2)做好档案数字化工作的监督与管理,构建相应的安全责任制度,在最大程度上避免档案数据信息的丢失;同时需确保在档案数据信息出现问题时能够追究到相应责任人;(3)需有专业的计算机安全管理工作人员,能定期对计算机系统、病毒等进行检查,做好档案数据信息备份,对档案数据信息进行加密;(4)在工作过程中,如果出现安全隐患,应及时处理;(5)对进行档案管理的计算机做到专管专用,避免与外部网络相连,强化安全保护工作。

        3.3构建高素质人才队伍

        高素质人才队伍是保证公路工程项目管理数字化档案建设的基础。所以,针对数字化档案建设工作需要构建高素质人才队伍,具体可以从以下几点展开:(1)因为数字化档案建设工作量较大,所以需保证有足够的工作人员;在各方面条件允许的情况下,可以请专业机构协助;如果条件有限,可以对企业内部人才进行挖掘,让其与专业的数字化人才配合,共同做好数字化档案建设工作;(2)在企业中需定期做好相关档案管理工作人员的培训工作,帮助工作人员掌握较强的业务能力,学习相应的计算机网络技术以及多媒体技术等;同时相关工作人员应具备良好的道德品质,严格按照流程展开工作,遵守相应的规章制度。

        3.4构建合理的管理体制

        公路工程项目管理需在严格遵守法律法规的基础上,对现有的档案管理制度进行完善。保证档案数字化建设工作能够融入企业各部门,提升档案管理水平。与此同时,需要对档案管理工作流程进行优化与完善,构建相应的电子档案管理技术标准,保证各项数字化档案建设工作能够顺利进行。同时应做好档案保密与保存工作,使档案资源能够得到合理利用。

        4结语

        综上所述,为促使公路工程项目管理更好得发展,需要做好企业内的数字化档案建设工作。公路工程项目管理档案记录内容较多且较为全面,对企业的科学决策具有重要的支撑作用。所以,相关工作人员需要意识到自身工作的重要性,在数字化档案建设过程中充分发挥自身力量,促进公路工程项目管理的发展。

        参考文献:

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        [4]李兴春.高校数字化档案与信息化建设的关联分析[J].城建档案,2018(3):13-14.

        作者:李国武 李亦飞 单位:缙云县交通建设投资有限公司 北京科凯工程软件有限公司

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